Forma A5 3. Reguli de pregătire și păstrare a foilor de transport

Înainte de a pleca pentru o rută sau zbor, șoferii primesc Foarte de transport autoturism. Formularul are forma stabilită nr. 3 (Rezoluția 78).

Formatul strict al documentului nu permite modificări arbitrare de formă. Foaia de parcurs al vehiculului este produsă și utilizată numai într-o formă unificată.

Există anumite reguli pentru introducerea datelor în borderoul de transport al unui autoturism. Cercul persoanelor îndreptățite să facă înscrieri în formular este limitat. Înregistrările pot fi făcute de către un dispecer sau alt angajat responsabil. Participarea șoferului la completarea documentului ar trebui să se limiteze la semnare.

Toate organizațiile în care autoturismele sunt folosite pentru lucru sunt obligate să emită o scrisoare de parcurs. Acest formular aparține documentației contabile primare.

În special, scrisoarea de transport pentru un autoturism este convenabil de utilizat pentru contabilizarea consumului de combustibil. Documentul este folosit și pentru calcularea salariilor.

O scrisoare de parcurs se emite pentru o perioadă limitată la un schimb, o zi sau o călătorie de afaceri, care poate dura câteva zile.

Toate coloanele din scrisoarea de parcurs sunt semnificative, iar fiabilitatea și acuratețea informațiilor din document și, prin urmare, acuratețea măsurilor contabile ulterioare, depind de completarea corectă a acestora.

Foaia de parcurs pentru un autoturism are un număr de înregistrare, conține informații detaliate despre vehicul, trebuie să fie datată și certificată de sigiliul organizației care operează vehiculul. Se înregistrează și cazurile de utilizare a remorcilor sau semiremorcilor și se introduc datele acestora.

În timpul călătoriei, vehiculul poate fi însoțit de angajați responsabili. Detaliile acestor angajați trebuie să fie, de asemenea, înregistrate în borderoul de transport al autoturismului.

Pentru a utiliza mașinile deținute sau de care dispune companiei, șoferul acesteia trebuie să aibă la el o scrisoare de parcurs a vehiculului în timpul călătoriei. Nu este inclus doar în formularele obligatorii care sunt solicitate în timpul verificării inspectorii rutieri, dar este forma principală de înregistrare a funcționării vehiculului și baza pentru calcularea salariului șoferului și anularea combustibilului.

Foaia de parcurs pentru un autoturism se completează de către dispecer sau, în lipsa acestuia, de către contabil. Acest document trebuie completat zilnic, în special în întreprinderile de transport auto. Dacă o zi de lucru într-o companie este formată din mai multe schimburi, atunci este indicat să completați foile de parcurs pentru fiecare șofer (schimb).

În întreprinderile mici în care compania are la dispoziție doar transport oficial (de exemplu, mașina managerului), este permisă eliberarea acestui formular timp de câteva zile. De asemenea, un document poate fi eliberat pentru o perioadă lungă de timp dacă mașina este folosită într-o călătorie de afaceri.

În prezent, forma foii de parcurs poate fi dezvoltată de întreprindere independent, ținând cont de specificul activităților sale. Totuși, trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute pentru formularele contabile. Practic, se utilizează formularul intersectorial tip Nr. 3, aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică.

Documentul emis este introdus în jurnalul de înregistrare a foii de parcurs, conform căruia i se atribuie următorul număr. După aceasta, acesta este predat șoferului.

La ieșirea din garaj, scrisoarea de transport trebuie să fie semnată de un mecanic care verifică funcționalitatea mașinii, citirile vitezometrului și combustibilul rămas în rezervor.

În timpul îndeplinirii sarcinilor sale oficiale, șoferul de pe a doua parte a foii de parcurs reflectă locurile pe care le vizitează, înregistrând informații despre timpul și kilometrii parcurși.

La intrarea în garaj, un specialist tehnic inspectează mașina, verifică funcționarea acesteia, înregistrează citirile vitezometrului și deplasarea din rezervor în coloanele corespunzătoare și apoi aprobă scrisoarea de transport.

Angajatul depune acest document la camera de control, unde un specialist îl calculează și îl reflectă în jurnalul de înregistrare.

Exemplu de completare a unei scrisori de parcurs pentru o mașină de pasageri

Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de completare a unei foi de transport.

Se completează partea din față

În partea de sus se aplică ștampila companiei, mai jos sunt aplicate numărul (dacă este necesar, seria) și data documentului.

În coloana următoare trebuie să indicați numele companiei, adresa și numărul de telefon ale acesteia. Codul de înregistrare al companiei la autoritățile de statistică este reflectat și aici ().

După aceasta, dispeceratul completează marca mașinii, ea numărul de stat, identificatorul garajului de inventar.

Numele complet este scris în rândul corespunzător. sofer, numar de personal, detalii permis de conducere, dacă există - clasă.

Următoarea secțiune a foii de parcurs este completată dacă întreprinderea este specializată, de exemplu, un taxi. Pentru astfel de companii, cardurile de licență trebuie introduse aici.

Dispeceratul stabilește sarcina șoferului și indică adresa exactă de livrare a vehiculului. După aceasta, specialistul avizează documentul și îl înmânează șoferului.

Există o secțiune specială în document pentru mecanic, în care notează funcționalitatea mașinii și citirile vitezometrului, echilibrul din rezervor și îl aprobă cu numele său complet. De asemenea, șoferul semnează mai jos pentru primirea mașinii cu o transcriere a datelor sale personale.

În timpul realimentării, angajatul reflectă cantitatea de combustibil umplută și marca acestuia. Un angajat al stației poate semna lângă deplasare ca confirmare.

Dispeceratul indică data și ora efectivă a întoarcerii în garaj, dacă este necesar, notând timpul de nefuncționare, întârzieri etc.

La întoarcere, șoferul predă mașina unui mecanic, care verifică starea acesteia, notează soldul rămas în rezervor la sfârșitul zilei de lucru și contorul de parcurs. Confirmând primirea mașinii, tehnicianul își pune semnătura, iar șoferul care o predă o pune pe a sa.

Umplerea reversului

Pe reversul documentului, șoferul completează personal informații despre procesul de îndeplinire a misiunii sale oficiale, indicând locurile de plecare și destinație cu o decodare a perioadei de timp și a kilometrilor parcurși. Când lucrează cu terți, aceștia pot semna pentru ca șoferul să finalizeze sarcina în raport cu notele sale.

În partea de jos a documentului, dispeceratul calculează numărul total de ore lucrate pe zi și kilometrajul folosind vitezometrul. În funcție de sistemul de remunerare aplicat, stabilește salariul angajatului și transmite scrisoarea de parcurs după înregistrarea acesteia în jurnalul de înregistrare către departamentul de contabilitate. Contabilul confirmă corectitudinea calculelor cu semnătura sa.

O mostră a borderoului de parcurs poate fi vizualizată mai jos.

Nuanțe

Corectitudinea designului a acestui document este foarte important să se includă costurile cu combustibilul ca cheltuieli în scopuri fiscale. Acesta este documentul principal pe care inspectorii îl solicită în timpul unei inspecții.

Pentru multe întreprinderi, pe scrisoarea de transport este necesară o marcă privind trecerea examinărilor medicale înainte de călătorie și după călătorie.

Conturile de transport pentru camioane sunt o formă de înregistrare primară care trebuie menținută de instituțiile care operează camioane. Să înțelegem caracteristicile compilării și înregistrării foilor de parcurs pentru transport cu camionși vă spun cum să completați formularele curente.

Toate companiile ruse și antreprenorii privați care operează vehicule sunt obligate să păstreze foile de parcurs. Transportul de marfă nu face excepție. „Voucher” este un document care confirmă cheltuielile efectuate pentru operarea și întreținerea vehiculului, precum și consumul de combustibil. Formularul completat este baza pentru calcularea salariului șoferului.

Pentru fiecare tip vehicul au fost elaborate și aprobate formulare individuale ale unei forme unificate (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78). Conform Legii nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, nu este necesară utilizarea formularelor aprobate, organizația are dreptul să elaboreze și să aprobe formularul în mod independent, ținând cont de specificul activităților întreprinderii. În practică, marea majoritate a instituțiilor și a antreprenorilor individuali folosesc formulare unificate.

Pentru camioane, există două forme de tichete aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică: nr. 4-S (OKUD 0345004) și nr. 4-P (OKUD 0345005). Conturi de transport camion(formular 2019) formularele nr. 4-C sunt folosite de organizații în care salariile sunt calculate pentru șoferi la bucată, iar formularul 4-P este utilizat pentru plata în funcție de timp. Este posibil ca ambele forme să fie utilizate într-o singură instituție. Forme curente:

• descărcați gratuit formularul de scrisoare de transport pentru camion 2019 în word;
• descărcați gratuit formularul de scrisoare de transport pentru camion 2019 în excel;
• Descărcați gratuit eșantionul de scrisoare de transport pentru camion 2019.

De asemenea, vă sugerăm să descărcați un formular de scrisoare de transport pentru un camion folosind formularele 4-P și 4-C.

Formular nr. 4-P

Formular nr. 4-C

Noi reguli de umplere

Din 03.01.2019 au intrat în vigoare modificări pentru toate tipurile de transport. Ministerul Transporturilor al Rusiei a introdus inovații prin Ordinul nr. 467 din 21 decembrie 2018 în principalele reglementări privind tichetele - Ordinul nr. 152 din 18 septembrie 2008.

Anterior, legiuitorii au stabilit o listă de detalii obligatorii, fără de care un document poate fi considerat nul. În plus, ordinele relevante au desființat aplicarea obligatorie a sigiliului oficial sau rotund al unei companii pe un voucher, dacă statutul unei organizații bugetare nu prevede utilizarea unui sigiliu.

Dacă documentul nu conține toate detaliile solicitate, atunci polițiștii rutieri au dreptul să amendeze proprietarul mașinii și șoferul. De asemenea, funcționarii fiscali nu vor accepta documentul ca dovadă a cheltuielilor ei vor recalcula baza de impozitare și vor emite amendă.

Informații care trebuie completate în formularul de voucher camion 2019:

1. Denumirea și numărul documentului, data formării (extras). Ar trebui respectat cu strictețe ordine cronologică la numerotarea bonurilor.
2. Perioada de valabilitate a documentului, adică perioada pentru care a fost eliberat, dar nu mai mult de un zbor sau schimb de lucru.

Din 03.01.2019 perioada de valabilitate a voucherului a fost modificată. Anterior, documentul era eliberat pentru o perioadă de până la 1 lună inclusiv. Acum emiteți un bilet pentru un singur zbor, indiferent de câte zile durează acest zbor. Sau pentru un singur schimb de lucru, indiferent de numărul de zboruri efectuate în perioada de lucru.

1. Detalii complete despre proprietarul vehiculului, inclusiv OGRN (OGRNIP - pentru proprietarii privați).
2. Detalii șofer auto: Nume complet și un număr valabil de permis de conducere.
3. Informații despre transport: plăcuță de înmatriculare, marca.
4. Datele contorului de parcurs înainte de plecare și la întoarcerea în garaj.

Începând cu 1 martie 2019, nu mai este necesară certificarea citirilor odometrului cu un sigiliu sau ștampilă. Semnătura angajatului responsabil este suficientă.

1. Data și ora exactă de începere a zborului și întoarcere în garaj.
2. Semnătura, numele complet și poziția angajatului responsabil care a luat și a înregistrat citirile contorului de parcurs, data și ora.
3. Data și ora examinării medicale a șoferului înainte de plecare și la întoarcere.
4. Semnătura și numele complet lucrător medical care a efectuat controlul. Dacă este disponibilă, se aplică o ștampilă, dar a devenit opțională începând cu 03.01.2019. Tot ce aveți nevoie este semnătura unui asistent medical.
5. Informații explicative inspecția tehnicăînainte de plecare pe un zbor în format ZZ/LL/AAAA, precum și ore și minute.

O astfel de inspecție a devenit opțională pentru vehiculele de pasageri operate pentru propriile nevoi ale companiei. O notă privind controlul înainte de călătorie, înainte de schimbare și după călătorie este opțională. Dar pentru transportatorii comerciali și întreprinderile care operează autobuze și camioane în scopuri proprii, este obligatoriu.

1. Semnătura și numele complet persoana responsabila cu inspectia vehiculului (mecanic, inspector, maistru).

Documentul este întotdeauna întocmit într-un singur exemplar. Formularul completat este certificat de manager și se pune o ștampilă rotundă (dacă este disponibilă). Biletul completat este predat șoferului. La sfârșitul călătoriei (îndeplinirea sarcinii), șoferul predă documentul persoanei responsabile a organizației bugetare pentru semnare. Scrieți frunză nouă nu urmează până când șoferul nu raportează la precedentul.

Mai jos veți găsi un eșantion gata făcut de completare a unei scrisori de transport pentru camion pentru 2019.

Caracteristici de contabilitate și stocare a documentației

Voucherele ar trebui luate în considerare în. Formularul poate fi dezvoltat independent și aprobat de politica contabila. Sau folosiți documentația unificată în Formularul nr. 8 (OKUD 0345008), aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Procedura de completare a jurnalului de voucher de călătorie se bazează pe înregistrarea cronologică a tuturor formularelor emise în organizație. Într-o ordine separată, desemnați pe cineva responsabil cu întocmirea jurnalului. Dacă o organizație bugetară folosește propriul formular jurnal, atunci ar trebui aprobată și procedura de completare. Persoana responsabilă trebuie să fie familiarizată cu această procedură și să fie semnată.

Păstrați tichetele și jurnalele de înregistrare timp de cel puțin 5 ani - astfel de cerințe sunt specificate în Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152. Pentru lipsa documentației, autoritățile fiscale vă pot amenda cu 200 de ruble pentru fiecare document.

Am vorbit despre forma de scrisoare de parcurs pentru camionul nr. 4-p in. În acest material oferim un formular pentru o scrisoare de parcurs pentru un camion 4-c.

Camion pentru camion 4-c

Waybill 4-c conține secțiunile principale care vă permit să urmăriți timpul de funcționare al vehiculului, șoferului, precum și mișcarea combustibilului. Aceste informații sunt grupate în următoarele blocuri principale ale foii de traseu:

• lucrează ca șofer de mașină;
• mișcarea combustibilului;
• sarcina șoferului;
• secvența de execuție a sarcinii;
• rezultatele de performanță ale vehiculului și ale remorcilor.

Camin conform formularului 4-c: descărcare formular

Trebuie avut în vedere că modelul de scrisoare de parcurs pentru un camion 4-c aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică nu conține toate detaliile solicitate (clauza 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152, Scrisoarea al Ministerului Finanţelor din data de 25 august 2009 Nr. 03-03-06/2/161 ). De exemplu, nu prevede completarea datei și orei examinării medicale a șoferului înainte și după călătorie. Aceste detalii trebuie completate cu formularul de borderou al camionului utilizat de organizație.