Ведение журнала учета рабочего времени сотрудников. Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником. Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени. Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей. Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо - например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

• руководителем компании или структурного подразделения организации;
• работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Требования к оформлению

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы , журнал необходимо составить по форме:

• табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
• или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

• для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
• для соблюдения дисциплины - контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
• для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
• для точного и достоверного расчета оплаты труда;
• для составления статистической отчетности по труду.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

• учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
• вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени

По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:

Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421

В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.

Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.

С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.

Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.

С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.

Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.

Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Журнал учета рабочего времени - бумажная форма

Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.

На титульном листе следует указать:

1. Полное название организации
2. Наименование документа: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»
3. При необходимости, наименование структурного подразделения (если ведется раздельный учет)
4. Дата начала и окончания ведения журнала
5. Срок хранения

Целесообразнее вести учет по следующим графам:

Порядковый номер записи

Фамилия, имя, отчество работника

Должность/отдел

Время прихода на работу

Время ухода

Подпись работника

Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.

Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.

Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.

Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени

Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:

1. какие данные подлежат учету
2. кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
3. когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).

Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников

Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец

Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.

Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.

Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.

Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.

Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого существует табель формы Т-12. Однако эта форма не отражает всю информацию о рабочем времени сотрудников, которая может быть интересна руководителю. С этой целью многие организации используют электронные пропускные системы. Но их внедрение не всегда целесообразно, поэтому в некоторых (небольших) компаниях используют журналы учета прихода и ухода сотрудников. Как вести такой журнал, расскажем в этой статье.

Из этой статьи узнаете:

• кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
• как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников
• образец журнала для распечатки

Журнал учета прихода и ухода сотрудников, в отличие от табеля, не обязателен для работодателя. Но для его ведения есть две основные причины. Во-первых, на основании данных журнала сотрудники отдела кадров или бухгалтерии смогут оптимизировать заполнение табелей. А во-вторых, руководитель получит достоверные сведения о трудовой дисциплине работников. Для добросовестных сотрудников такая система учета рабочего времени тоже выгодна, ведь в журнале фиксируются не только опоздания и прогулы, но и сверхурочные часы.

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Каждая организация вправе самостоятельно определять лицо, ответственное за ведение журнала. Для такого назначения достаточно издать специальный приказ либо внести сведения в Положение о делопроизводстве. Во втором случае обязанности работника по ведению журнала необходимо прописать в его должностной инструкции или трудовом договоре.

• Кадровые документы в системе электронного документооборота
• Ответ на домашнее задание из № 10 от научного редактора журнала В.И. Андреевой

В зависимости от установленных в организации графиков работы, сведения в журнал вносятся со следующей периодичностью:

• ежедневно – при стандартной рабочей неделе;
• еженедельно – в случаях, когда рабочий график сотрудников не подразумевает ежедневное посещение;
• суммированный метод – при гибком или сменном графике работы сотрудников данные вносятся с периодичностью, установленной в Положении о делопроизводстве (даже раз в полгода, если это целесообразно).

Журнал прихода и ухода сотрудников не имеет регламентированной формы, поэтому вы можете разработать свою форму, содержащую те сведения, которые необходимы для учета посещаемости. Журнал может существовать как в бумажном виде, так и в электронном. В любом случае он представляет собой таблицу, в которой обычно содержатся графы:

• номер записи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• дата;
• время прихода сотрудника;
• время ухода сотрудника;
• примечания (комментарии об опозданиях, причинах отсутствия на рабочем месте и т. д.);
• подпись лица, ответственного за ведение журнала.

В специализированных магазинах вы можете приобрести готовый журнал, отпечатанный типографским способом, которые подразумевает прошивку и заполнение титульного листа с указанием названия организации, периода ведения журнала и Ф.И.О. ответственного лица.

По усмотрению руководства в журнал могут быть добавлены графы для сведений об обеденных перерывах. И в этом случае лучше воспользоваться электронными таблицами, которые вы сможете распечатать для самостоятельного заполнения сотрудниками, или же вести журнал в электронном виде в течение года. Сроки хранения журнала прихода и ухода – 1 год после окончания.

Обратите внимание! Для учета рабочих выездов сотрудников в течение рабочего дня целесообразно вести отдельный журнал (тетрадь). Традиционно его называют «Журналом регистрации местных командировок». Такой журнал позволит руководителю и коллегам всегда быть в курсе местонахождения сотрудников.

Бумажная форма журнала учета прихода и ухода сотрудников подразумевает собственноручную подпись сотрудника. Зачастую в организациях сотрудники самостоятельно заполняют журнал, который просто лежит на столе вахтера или секретаря. Однако, поскольку ведение этого журнала не регламентировано законодательством, и целью его ведения является не подтверждение внесенных сведений сотрудником, а прежде всего – информация, рекомендуем вести журнал в электронном виде.

Простая таблица в Excel позволит автоматически рассчитывать количество отработанных часов. Также вы сможете формировать индивидуальные листы по каждому сотруднику, применяя простейшую сортировку по фамилии.

Образец журнала для распечатки

Несмотря на то, что ненормированный график дополнительно не оплачивается, учитывать его все равно нужно. В этой статье вы узнаете, в чем заключаются особенности ненормированного графика работы, нужно ли вести журнал учета ненормированного рабочего времени, и как правильно это делать с помощью образца журнала.

Из этой статьи вы узнаете:

• особенности ненормированного графика;
• каким образом ведется учет дополнительно отработанных часов;
• зачем нужен журнал учета ненормированного рабочего графика;
• как правильно заполнить журнал учета ненормированного графика.

Как правильно вести журнал учета ненормированного рабочего времени

Временами на производстве существует необходимость в привлечении сотрудников к ненормированному рабочему графику. Этот тот случай, когда работник в день отрабатывает большее количество часов, чем установлено стандартными правилами. Так как этот вид работы не является сверхурочными часами, как правило, он не оплачивается дополнительно. Но это не значит, что учет дополнительно отработанных часов вести не надо, так как это ни на что не повлияет. Это не так. Прежде всего, это может повлиять на дополнительные дни к отпуску. Именно поэтому так важно вести учет всего отработанного времени сверх установленного.

Особенности ненормированного графика работы

Для начала, давайте определимся, что такое ненормированный график и чем он отличается от основного. Как мы уже говорили, самое важное это отличать сверхурочные часы от ненормированного графика. Если работодатель не отразит вероятность привлечения сотрудника к такому графику в трудовом договоре, то любые отработанные сверх нормы часы будут считаться сверхурочными и оплачиваться в двойном размере. Если же работодатель учел этот момент, то дополнительно отработанные часы не будут дополнительно оплачиваться, так как, подписав договор, сотрудник будет заранее согласен с подобными условиями.

Несмотря на то, что ненормированный график не оплачивается дополнительно, компенсация за него все-таки положена в виде дополнительных дней к отпуску. Как правило, количество дополнительных дней зависит от решения руководителя и сложности работы.

В случае, если в условиях трудового договора ненормированный рабочий график не предусмотрен, руководитель не может нарушать условия. А при острой необходимости должно быть подписано дополнительное соглашение.

После того, как вы разобрались во всех нюансах, необходимо разобраться, каким же образом учитывать все эти дополнительно отработанные часы, на основании которых будут предоставлены дополнительные дни к отпуску.

Как правило, во всех организациях, для учета дополнительных отработанных часов, командировок, сверхурочных ведется журнал учета рабочего времени. Такой журнал используется и при учете часов работы при ненормированном рабочем графике.

Заполнение журнала учета ненормированного рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль за деятельностью сотрудника и именно по нему можно определить фактически отработанное время сотрудником. Это нужно для того, чтобы не был преодолен предел возможных часов работы в неделю, что будет считаться нарушением.

Сотрудник должен соблюдать правила внутреннего распорядка. В случае, если работнику по тем или иным причинам нужно отлучиться, он заранее уведомляет об этом, а отметка о пропущенных часах указывается в журнале учета.

На практике, вопрос учета ненормированного графика вызывает немало проблем, так как помимо основного отработанного времени надо учитывать еще и дополнительные часы, которые дополнительно не оплачиваются. Важно во всех этих нюансах не запутаться.

Способ ведения регулируется внутренними документами, утвержденными руководителем.

Образец журнала учета ненормированного рабочего времени

В некоторых случаях, для учета отработанного времени используются табели учета рабочего времени, которые составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем и ответственным лицом. Но чаще всего ведется именно журнал учета ненормированного рабочего дня.

В журнале необходимо указать следующую информацию:

• название организации и наименование документа, в данном случае «журнал»;
• далее идет таблица с несколькими графами. В первой графе указывается номер по порядку;
• Ф.И.О. сотрудника и наименование структурного подразделения;
• табельный номер;
• описание поручения работодателя с указанием причины дополнительной работы сотрудника;
• дата, когда сотруднику нужно будет приступить к работе;
• время, в которое сотруднику нужно будет приступить к работе сверх установленного графика и время окончания;
• общая продолжительность отработанного в рабочий день времени.

Итак, как мы уже говорили, самое важное для работодателя правильно оформить взаимоотношения с сотрудником, чтобы избежать проблем с надзорными органами и инспекциями.