Как написать электронное письмо, чтобы его прочли. Сопроводительное письмо работодателю о приеме на работу Как правильно написать письмо о
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат - будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
С уважением, ____ .
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае - вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа! ». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя! ».
Можно: «Дорогие дети! ». Но лучше: «Дорогие наши мальчишки и девчонки! ».
Думаем, основную мысль вы уловили.
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____ .
Попробуйте расположить к себе адресата - аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____ .
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции . Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
№4. Ваши успехи
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения - лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое - это другое дело.
- Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам …
- В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____ .
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать - что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
- До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
- Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
- Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки .
№6. Громкие имена
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?! »).
- В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
- В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.
№7. Важные итоги
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
- От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
- На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов .
- Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____ .
№8. Контакты
«И так понятно! », - скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот - отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Ремарка
Поэтому…
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Что делать, если вам не ответили на письмо. Как писать, чтобы вам всегда отвечали.
В восточных странах составление письма – целое искусство. В нём используют слова, которые никогда не употребляются в устной речи, обязательно обсуждают погоду, спрашивают у адресата его мнение о красоте природных явлений, и только потом переходят к делу. У нас всё проще. Если вы в теме письма или первом абзаце не объявите, что вы хотите, ваше письмо сочтут скучным и затянутым, и бросят читать. Как писать письма, чтобы на них всегда отвечали?
Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме
У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.
Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.
Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?
- Ошибки в прямом смысле. Грамматические. Возможно, вы пропускаете много знаков препинания, и предложения становятся нечитаемыми. Вспомните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать». Совершенно непонятно, что хотел сказать автор. В то же время орфографические ошибки могут изменить слова до неузнаваемости. На чтение письма с ошибками уходит гораздо больше сил и времени. В нашем динамичном мире легче отбросить «бракованное» письмо, чем исправлять его
- Ваше письмо похоже на спам. Это происходит, когда вы забываете об адресате, и пишете какому-то «среднестатистическому» собеседнику. Такое письмо не содержит ни обращения по имени, ни индивидуальных вопросов. А на безликую рассылку отвечать не принято
- Вы не можете вычленить главное. Среди подробностей и мелких деталей может затеряться тема. Возможно, человек прочитал ваше письмо, но так и не понял, что вы от него хотите
На какие письма отвечают сразу? Что нужно добавить в письмо, чтобы на него обратили внимание и ответили?
Знаменитый публицист Глеб Архангельский делится опытом: на какие письма хочется отвечать сразу?
- В хорошем послании идея должна быть чётко сформулирована и заявлена в теме письма. Потрудитесь «сжать» свой текст до двух-трёх абзацев. Если потребуются подробности, объясните в дальнейшей переписке
- Не забывайте отбивать предложение точкой и заглавной буквой, проставляйте абзацы. Если не определились, как обратиться к собеседнику – на «ты» или на «вы», лучше выберите последний вариант. И самое неожиданное: никогда не забывайте оставить обратные контакты в теле письма. Возможно, ваш обратный адрес просто потерялся
- Если у есть необходимость прикрепить что-то к письму, отметьте это в тексте и коротко опишите, что за информация там находится. Ведь скачать, найти, открыть и просмотреть отдельный файл – это тоже труд для адресата. То же самое касается ссылок
Если вы используете имейл или почту как средство связи с этим человеком впервые, не поленитесь перезвонить и уточнить: дошло ли письмо? Иногда настройки на защиту от спама могут «проглотить» ваше письмо. Ничего уж не говоря о нашей знаменитой (не с лучшей стороны) почте России.
Яркая первая строка: «Очень срочно!»
Письма нередко начинаются с фраз «Очень срочно!», «Важные сведения!», «Внимание сюда». Броские предложения всегда привлекают внимание. Поэтому их использовали уже миллион раз. Это избитый приём. Эффективнее коротко и броско формулировать то, о чём пойдёт речь в самом письме.
Емкий текст письма: когда ваше письмо не хотят читать долго
Раньше из писем составляли целые романы. Они поражали глубиной мысли собеседника, изящностью его слога, остроумием и эрудицией. Сейчас, когда ритм жизни невероятно ускорился, адресат больше оценит краткость.
Продумайте письма. Потом вкратце сформулируйте каждый пункт этого плана. Это и будут абзацы. Если кроме основной информации вы хотите ещё и поговорить о жизни, то оставляйте всю «лирику» напоследок.
Как грамотно написать письмо, чтобы всегда получать ответ: советы и отзывы
Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.
- Приветствие. В интернете очень распространена фраза «Доброго времени суток!» Она допустима как в личной, так и в деловой переписке. Упомяните имя собеседника. Так он будет знать, что он – не часть большой рассылки, а письмо предназначено ему лично
- Представление. Не забудьте написать не только своё имя, но и что-то, что поможет вашему собеседнику идентифицировать вас. «Это Мария» — такая фраза не скажет человеку ничего. «Это Мария Иванова из соседнего офиса. Мы вместе добирались на такси в прошлую пятницу» — и вот ваш адресат уже точно вспомнил вас
- Основная часть. Постарайтесь изложить кратко. Если это личное письмо, можно добавить пару шуток или ссылок, которые относятся к делу. Не используйте длинные предложения. Вы легко запутаетесь в пунктуации, а ваш собеседник устанет читать. Чаще используйте вопросы
- Вместо того чтобы написать: «Пришлите мне фотографии с корпоратива», — используйте фразу: «Когда вы сможете прислать мне фотографии?» Теперь у вашего собеседника есть стимул написать вам тоже, ведь оставлять вопрос без ответа неприлично. Не злоупотребляйте вводными словами
- «Лирика». Теперь можно обсудить вопросы, косвенно относящиеся к теме. Это могут быть дежурные вопросы: как поживает ваша мама? как вам такая погода для начала весны? Или общие воспоминания, переживания: вы уже видели новый галстук шефа? вы не знаете, когда нам поменяют сломанный кулер
- Прощание. Перед тем, как поставить точку, не забудьте добавить фразу вроде «заранее спасибо за ответ»
- Завершите письмо своими контактными данными. Не ограничивайтесь е-мейлом и адресом. Возможно, человек захочет перезвонить вам или написать смс
Уважение — залог доверительного отношения
Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.
- ошибки. Неграмотность или неряшливость в тексте можно счесть за неуважение. Есть люди, которые принципиально не будут читать письмо, где нет пробела после запятой или тире заменено на дефис
- отсутствие приветствия или прощания
- остальные формы вежливости. Если у вас есть просьба, сопроводите её словом «пожалуйста»
Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.
Мотивация к ответу: спросите то, в чем отвечающий хорошо осведомлен
Чтобы наладить коммуникацию, можно для начала заставить собеседника «оседлать любимого конька». Грубый пример: если вы хотите занять у мамы денег, сначала спросите у неё рецепт фирменного борща, и только в следующем письме намекните, что у вас не хватает на хорошую говядину.
Самое сложное – мотивировать человека ответить вам в первый раз. Потом, когда коммуникация уже будет налажена, собеседник будет отвечать вам «на автопилоте».
Если все же ответа не последовало
- Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи. Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп
- При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
- Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций. В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы
- И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться
Грамотные примеры написания текстов «с ответами»
Личное письмо
Привет, дорогой Миша! Это Олег. Мы вместе были в летнем лагере на озере Солёное.
Помнишь, у нас был разговор про группу «Кино»? Ты говорил, что можешь прислать мне ссылку на сайт, где можно скачать их песни в формате караоке. На следующей неделе у нас будет вечер военной песни. Я хочу, чтобы наш класс спел «Группу крови». Но нам нужна фонограмма. Ты сможешь дать мне ссылку на этой неделе?
Кстати, как там рыжая Катька, с которой ты танцевал на дискотеке? Её не пересадили с тобой за одну парту? Как ты отметил прошедший Новый год? Я ездил с Москву и был на кремлёвской ёлке. Если интересно, я расскажу тебе об этом в следующем письме.
Полуофициальная переписка
Доброго времени суток, Ирина! Это Алексей. Мы застряли с вами в лифте на прошлой неделе, помните?
Я всё ещё хочу получить от вас адрес сайта. Помните, вы сказали, что заказали там сеанс игры в боулинг с большой скидкой? В эту субботу у меня свободный выходной. Собираюсь вспомнить, что это за вид спорта. Кстати, как там обстановка? Достаточно ли шаров? Выдают ли сменную обувь?
И ещё. У меня есть фирменная техника, которая позволяет выбивать с первого раза если не страйк, то спэр. Могу рассказать подробнее. Или покажу на примере. Буду рад, если вы присоединитесь ко мне в эту субботу.
До встречи.
Видео: правила этикета для электронной почты
Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем - о том, как писать письма 😉 . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.
Ваш покорный слуга не исключение 🙂 . Количество писем с вопросами и просьбами о помощи в среднем составляет 40-50 в день и порой превышает мои физические возможности ответов на них.
В переписке значительную часть составляют письма, в которых вопросы и описания проблем не совсем правильно сформулированы, из-за чего требуют дополнительных уточняющих писем, что занимает лишнее время как отправителя, так и получателя.
В этом посте я хочу рассказать о том, как нужно правильно писать письма с вопросами специалистам, чтобы получение нужной вам информации занимало минимум времени и не требовало лишней переписки.
Главное правило, на мой взгляд, заключается в том, что в письме очень важно дать понять, что вы дорожите временем получателя. Все должно быть кратко и четко сформулировано.
1. Приветствие
Я считаю, что любое письмо обязательно должно начинаться с приветствия. «Здравствуйте», «Привет», «Добрый день» - написать эти слова не составляет никакого труда и занимает секунды. Мне лично не нравятся письма, в которых нет приветствия. Ничто не ценится так дорого и не дается так дешево, как вежливость.
2. Обращение по имени
На всех страницах блога сайт, где есть форма обратной связи (например, страница « »), я всегда пишу «Меня зовут Михаил», поэтому не вижу проблемы, чтобы не обращаться в письмах по имени. Подсознательно любой человек любит, когда его называют по имени.
И хотя «Майк» я люблю больше, чем «Михаил» 😉 , любое обращение по имени сойдет 🙂 .
3. Сначала погуглите свой вопрос
Сколько раз в переписке мне приходилось давать ссылки на материалы, которые я нашел, просто набрав заданный мне вопрос в поисковике! У меня даже пальцев не хватит на руках и ногах 😉 !
Если серьезно, то искренне советую сначала погуглить интересующий вас вопрос в различных вариантах (в том числе на английском, перевести можно через Google Переводчик) и потратить время, чтобы изучить найденные материалы.
В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Зачем тратить время другого человека, когда во многих случаях вы сами без труда можете найти все, что нужно?
🔥 Кстати! Я выпустил платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Если интересует, можете подать заявку в ранний список через эту форму , чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.Желаю вам успешного увеличения посещаемости ваших сайтов!
Десерт на сегодня - видео о том, как парень подтягивается на турнике на одном пальце. Тоже так хочу 🙂 :
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
Copyright Shutterstock
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
Неправильно:
«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Правильно:
«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
Неправильно
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
Правильно
«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
Неправильно
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
Правильно
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
Неправильно
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
Правильно
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
Неправильно
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
Правильно
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
