Главная Управление торговлей Управление складом и запасами

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе,
• определение максимального и минимального запасов,
• расчет среднедневного потребления товаров,
• определение поставщика и условия работы с ним,
• формирование заказов поставщикам, на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки,
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную, либо рассчитать автоматически на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе при упрощенном варианте можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу ).

Если остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. При этом рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее.

Например, на складе товар присутствует в свободном остатке в количестве 50 шт. Минимальный запас этого товара составляет 100 шт., а максимальный – 200 шт. При этом заказы на отгрузку к обеспечению отсутствуют. Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу у поставщика товар в количестве 200 шт., поскольку текущий остаток товара на складе меньше минимального остатка.

Шаг 1. Чтобы просмотреть наличие товара используйте отчет «Остатки товаров». Для этого перейдите в раздел Отчеты на страницу Остатки товаров.

Шаг 2. Укажите интересующую вас дату и нажмите на «Сформировать отчет».

Шаг 3. Для печати отчета нажмите на кнопку «Выгрузить».

Шаг 4. На открывшейся форме печати выберите, в каком формате хотите выгрузить документ себе на компьютер (XLSXили PDF). Нажмите на кнопку «Скачать».

Шаг 5. Распечатайте документ из выгруженного на компьютер файла.

Как отслеживать остатки по отдельному складу или группе товаров

Пользуйтесь отчетом по остаткам товара и следите за наличием товара по каждому складу вашей организации или по группе товаров. Например, вы хотите просмотреть количество товара на «Складе №2» по группе товаров «Колбасные изделия»:

Шаг 1. Установите курсор в фильтре «Склад» и в выпадающем списке выберите «Склад №2» (или просто начните вводить в поле фильтра название склада). В фильтре «Группа товаров» выберите в выпадающем списке «Колбасные изделия».

Шаг 2. После заполнения фильтров обновите отчет нажав на «Сформировать отчет». В таблице отчета отобразится список товаров по группе «Колбасные изделия» и их наличие на складе №2.

Делайте заказ поставщику на основе отчета по остаткам товара

Для создания заказов поставщику просматривайте отрицательные и нулевые остатки по товарам.

Шаг 1. Для этого в фильтре «Остатки» выберите «Только нулевые», чтобы отобразить только товары, количество которых на ваших складах равно нулю. Для просмотра отрицательных остатков в фильтре «Остатки» выберите «Только отрицательные».

Шаг 2. Обновите данные в отчете, нажав на «Сформировать отчет».

Настраивайте колонки в таблице отчета

Вы можете настраивать видимость нужных вам в отчете колонок.

А именно:

Группа товаров,

Наименование,

Наименование для печати,

Артикул,

Единица измерения,

Остаток,

В резерве,

Свободный остаток,

Себестоимость единицы,

Себестоимость общая.

Для настройки видимости колонок в правом углу таблицы выберите «шестеренку» и в «Настройка внешнего вида таблицы» установите отметки напротив тех колонок, которые хотите отобразить в отчете.

Выберите названия колонок, которые нужно отображать на странице.

Сортируйте значения полей по каждой из колонок в отчете

Вы можете сортировать информацию в колонках отчета: в числовых полях по возрастанию или убыванию, в текстовых полях по алфавиту.

Чтобы отсортировать данные колонки по возрастанию, нажмите на название колонки. Нажмите еще раз, чтобы отсортировать по убыванию.

Контролируйте неснижаемый остаток на складе

Чтобы отслеживать неснижаемый остаток товаров, используйте выделение строк в таблице. Для этого создайте правило (условие) для отслеживания. Строки в таблице будут выделяться выбранным вами цветом по заданному правилу. Это позволит визуально выделить нужный товар в общем списке. Вы можете задавать одновременно несколько правил выделения строк.

Шаг 1. В «Настройке внешнего вида таблицы» выберите «Создать правило для выделения строк».

Шаг 2. Задайте условие. Для этого выберите поле и укажите, при каком значении они должны будут выделяться цветом. В одном правиле можно задать несколько условий. Например: условие 1 - выберем поле «Остаток», которое должно выделяться если остаток товара будет равен «5»; условие 2 - поле «Группа товаров» должно содержать «Бытовая химия».

Шаг 3. Укажите название правила и выберите цвет, которым будут выделяться строки. Например: название правила - «Неснижаемый остаток» и красный цвет. Соответственно если на складе количество товара из группы «Бытовая химия» равно неснижаемому остатку - «5», то в отчете строка с товаром будет выделена красным цветом.

Стандартные отчеты по товарным остаткам в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» никак не сигнализируют пользователю о необходимости заказать какой-либо товар.

Более того, если за период отчета по товару не было никаких движений (т.е. нет начального остатка, прихода и расхода), то товар вообще не будет показан в отчете!

Чтобы всегда поддерживать оптимальные остатки товаров на складе, вы можете пользоваться механизмом «Точка заказа». Суть механизма состоит в том, что вы указываете в программе минимальное количество товара, которое должно быть на складе. После этого в специальном отчете система покажет товар, который необходимо заказать и рассчитает нужное количество.  

Установка значений точки заказа

Указание минимальных остатков товара на складе производится документом «Установка значений точки заказа».

Меню: Документы - Планирование - Установка значений точки заказа.

Создадим новый документ по кнопке «Добавить». В документе указываются все товары, оптимальное количество которых вы хотите поддерживать. По каждой строке заполняется:

Характеристика - указывается, если товар имеет характеристики (цвета, размеры и др.).

Способ определения - способ расчета минимального и оптимального остатка. Выбирается один из 4 способов:

Фиксированная - значения вводятся пользователем вручную.

Средний размер партии - значения будут рассчитываться исходя из среднего объема закупки товара.

Оптимальный размер заказа - значения будут рассчитываться исходя из продаж товара.

Не контролировать - значения не задаются, остаток не контролируется.

Значения точки заказа - оптимальное количество товара для способа «Фиксированная».

Страховой запас - минимальное количество товара для способа «Фиксированная».

% значения точки заказа - процент, который будет использоваться для расчета оптимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).

% страхового запаса - процент, который будет использоваться для расчета минимального количества (для способов «Средний размер партии» и «Оптимальный размер»).

Склад - можно указать склад, остатки на котором будут контролироваться. Если склад не указан, то будет контролироваться общий остаток на всех складах.

Пример заполненного документа:  

Анализ точки заказа

Для анализа складских остатков и необходимости заказа товаров используется отчет «Анализ точки заказа».

Меню: Отчеты - Закупки - Анализ закупок - Анализ точки заказа

В отчете по каждому товару выводится следующая информация:

Значение точки заказа - оптимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)

Страховой запас - минимальное количество на складе (из документа установки точки заказа)

Остаток - текущий остаток данного товара

Просроченное поступления -ожидаемое количество товара, который не был получен в срок

Ожидаемые поступления - ожидаемое количество товара, срок поставки которого еще не наступил

Рекомендуемый объем закупки - рекомендуемое программой количество товара, которое необходимо приобрести. Рассчитывается как оптимальное количество минус текущий остаток. Заказанные товары не уменьшают данное количество, так как заказ может не поступить.

Срок доставки (в днях) - средний срок доставки поставщика

Все товары программа делит на три категории:

Не требуется заказывать - остаток товара больше оптимального, заказывать не нужно. Например, остаток телевизоров - 80 штук, а оптимальное количество - 50 штук. Телевизоры пока заказывать не нужно.

Рекомендуется заказать - остаток товара меньше оптимального, но больше минимального количества. Значит, что товар нужно заказать, но сроки не критичны. Например, остаток ноутбуков - 25 штук, что меньше оптимального, поэтому программа рекомендует закупить 10 штук (до 35 - оптимального остатка). При этом минимальный остаток (15 штук) пока поддерживается.

Требуется заказать - товар, остаток которого меньше минимального значение, его срочно нужно заказывать. Например, минимальный остаток телефонов на складе - 50 штук, а в наличии есть всего 10 штук. Товар срочно нужно заказывать, при этом программа рекомендует закупить сразу 110 штук (до 120 - оптимального количества).

Примечание: для заполнения срока доставки нужно проставить основного поставщика и указать его срок доставки. Основной поставщик заполняется в товаре на закладке «Дополнительно». Срок доставки указывается в карточке контрагента на закладке «Как поставщик» внизу.

Заказ необходимых товаров. Пополнение запасов на складе

Сформировать заказы на необходимые товары можно прямо из отчета по кнопке «Формирование заказов».

Откроется форма для создания заказов:

В форме указаны все товары, остатки которых мы отслеживаем. Товары разделены по основным поставщикам, соответственно заказы будут также создаваться на основных поставщиков.

Заказанное количество - количество товара, которое уже заказано, но еще не поступило

Заказать - количество, которое будет добавлено в заказ (разница между рекомендуемым и заказанным количеством)

Вы можете изменить количество в колонке «Заказать» на свое усмотрение.

По кнопке «Выполнить» программа создаст заказ каждому поставщику.

На закладке «Заказы поставщикам» можно посмотреть все созданные заказы:

Каждый заказ вы можете открыть (двойным кликом), провести, распечатать или удалить, если он был создан ошибочно.

Пример заказа:

После создания и проведения заказов все заказанные товары отразятся в отчете в колонке «Ожидаемое поступление»:

позволяет получать информацию о количестве товаров и готовых блюд на складе на определенную дату, контролировать остатки и пополнять запасы товаров, выявлять просроченные продукты, корректировать отрицательные остатки.

Как работать с отчетом

По умолчанию отчет показывает состояние склада на текущий день. Для получения информации по остаткам товаров на другую дату, задайте ее в поле Посмотреть остатки на дату и нажмите кнопку Обновить .

Можно открывать несколько разных окон с отчетом, например, с разными товарами.

Чтобы получить информацию об остатках по определенному товару, достаточно набрать его название в поле Поиск по товару .

Из данного отчета можно открыть отчет о движении товара и оборотно-сальдовую ведомость .

Если отчет строится за прошедший период, то в нем отображаются все товары, даже удаленные, если их остаток на выбранную дату был ненулевым.

Чтобы выбрать склады, по которым нужно получить данные, нажмите кнопку Склад и в открывшемся списке поставьте галочки напротив их названий (по умолчанию выбраны все склады предприятия).

Отчетные данные можно детализировать по складам или по номенклатурным группам: для выбора варианта отчета используется кнопка Вид.

Отчет по остаткам можно настраивать:

• Сортировать данные по большинству параметров (или нескольким параметрам одновременно),
• Выполнять группировку, в том числе многоуровневую,
• Фильтровать данные по большинству параметров (или нескольким параметрам),
• Отображать или скрывать параметры.

Настройка отчета выполняется аналогично настройке других отчетов в системе iiko, например, см. описание в разделе Товары и склады .

Контроль остатков и пополнение запасов

С помощью отчета по остаткам удобно следить за наличием всех необходимых продуктов и ингредиентов на складе и формировать заказ поставщику (приходную накладную) для пополнения запасов.

Для контроля остатков товаров по уровням запасов в пункте Вид выберите пункт Сводный отчет . Тогда в таблице отобразятся колонки с минимальным и максимальным количеством товаров на складах.

Чтобы посмотреть, какие продукты заканчиваются, выберите в списке Критерий остатков значение Меньше минимальных . При этом в отчете останутся только те продукты, остаток которых удовлетворяет данному ограничению.

Аналогичным образом отчет по товарам, количество которых избыточно, формируется по критерию Больше максимальных .

Предварительно в карточках продуктов должны быть указаны уровни запасов: минимум и максимум на закладке Дополнительная информация .

Выявление просроченных продуктов

С помощью отчета можно выявлять и своевременно списывать продукты, срок годности которых истек на момент просмотра остатков. Для этого предварительно в карточках продуктов должны быть указаны сроки хранения на закладке Дополнительная информация .

Выберите из списка Критерий остатко в вариант Просроченные продукты , на экран будет выведены товары, для которых вышел заданный срок годности.

Например, пусть срок хранения торта – двое суток. Текущий остаток тортов – 8 штук. На товар были оформлены 2 накладные: вчерашним числом – на 5 штук, и три дня назад – также на 5 штук.

Таким образом, на складе есть просроченные продукты – остатки товара из партии, которая поступила три дня назад.

Коррекция отрицательных остатков

Система iiko позволяет вести складской учет с образованием отрицательных остатков товаров или блюд на складе. Позиции, по которым образовались отрицательные остатки, в отчете выделены красным цветом.

Однако необходимо понимать, что отрицательный остаток – это сигнал о том, что что-то было сделано неправильно, или же ошибки делаются систематически.

Возможность работать с отрицательными остатками определяется правами доступа и настройками системы на закладке Настройки учета .

Чтобы выяснить, что привело к такой ситуации на складе, можно открыть отчет о движении товара .

Сличительная ведомость

Если ошибок не было или они уже все исправлены, а отрицательный остаток остался, то его нужно компенсировать при помощи сличительных инвентаризаций.

Приходная накладная

Еще одним способом коррекции отрицательных остатков является создание приходной накладной на товары, «ушедшие в минус», непосредственно из отчета Остатки на складах.

Выделите в списке товары с отрицательными остатками и в контекстном меню из группы Отрицательные остатки выберите одну из команд. В результате вы можете создать:

• Приходную накладную с нулевыми ценами (функция доступна при просмотре остатков в любом виде).
• Приходную накладную с ценами по себестоимости (функция доступна только при просмотре остатков в виде сводного отчета).

Также можно скопировать информацию о товаре с отрицательным остатком в буфер обмена, чтобы создать по ней необходимый складской документ. Для это служит команда Действия → Отрицательные остатки → Копировать в буфер обмена .

Контроль остатков при отгрузке товаров настраивается отдельно для склада и для организаций. Контроль остатков, который применяется на складе, указывается в карточке склада.

Для склада нужно определить будет или нет производиться контроль остатков при оформлении документов. Если остатки надо контролировать, то следует установить флажок Контролировать обеспечение . Список тех позиций, по которым не надо контролировать остатки на данном сладе, можно внести в отдельный список (Исключения ).

Контроль остатков на складе производится при проведении документов товародвижения следующим образом.

При проведении документов отгрузки (Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров и т.д.) контролируются свободные остатки товаров на складе с учетом ранее зарезервированных товаров. Остатки контролируются на текущую дату.

При проведении заказов (заказов клиентов, заказов на внутреннее потребление и т.д.) контроль остатков зависит от установленного варианта обеспечения (графа Действия ) для конкретной позиции номенклатуры.

• Резервировать на складе . Производится контроль остатка с учетом ранее зарезервированного товара на текущую дату.
• Резервировать к дате . Производится контроль остатка в соответствии с графиком движения товаров с учетом ранее зарезервированных товаров и товаров, запланированных к поступлению.
• К обеспечению или Обеспечивать обособленно . Контроль остатков не производится, эти товары планируется заказывать.

Контроль остатков по организации зависит от определенной в программе схемы «Интеркампани».

Для того чтобы остатки контролировались в разрезе организаций, в настройках параметров учета следует установить флажок Контролировать остатки товаров организаций (Администрирование - Организации и денежные средства) .

При оперативном проведении документа (проведение документа текущей датой) будет контролироваться остаток организации на текущую дату.

Если мы корректируем и перепроводим документ, который был создан ранее, то кроме оперативного контроля остатков будет производиться дополнительный контроль остатков. Контроль остатков будет зависеть от выбранного вида контроля остатков: остаток будет дополнительно контролироваться на конец того дня, датой которого оформлен документ, или на конец месяца, в котором был оформлен документ.

При отмене документов поставки товаров производится дополнительный контроль оперативного остатка товаров. Документ поставки нельзя будет отменить, если остатка товаров не хватает на текущую дату.

Если в программе настроена схема «Интеркампани» (см. «Как ограничить список тех организаций, которые имеют право продавать чужой товар (товар, принадлежащий другой организации)?» ), то контроль остатков производится по совокупности остатков товаров тех организаций, которые включены в схему «Интеркампании». Например, в соответствии со схемой, введенной в демонстрационную базу, при продаже товаров от имени организации ПБОЮЛ «Предприниматель» будет контролироваться совокупный остаток двух организаций: ПБОЮЛ «Предприниматель» и «Торговый дом Комплексный».

Если схема интеркампани не настроена и контроль остатков организаций отключен, то будет контролироваться только наличие остатков товаров на складах. В этом случае будет доступна отгрузка товаров от имени любой организации. При этом будут автоматически регистрироваться отрицательные остатки товаров в случае продаж товаров других организаций. В дальнейшем на основании этих данных можно будет оформить документ передачи товаров между организациями. Такой документ оформляется вручную. В документе предусмотрен сервис заполнения табличной части отрицательными остатками другой организации (Заполнить – Подобрать по отрицательным остаткам у получателя ).